Die fünf wichtigs­ten Inhal­te des Notfall­kof­fers

Über die Inhal­te des Notfall­kof­fers haben die meisten Unter­neh­mer bereits gehört. Trotz­dem haben 70% aller deutschen Firmen­in­ha­ber ihren Notfall­kof­fer nicht oder nur unzurei­chend gepackt. Fällt der Chef unerwar­tet aus, wird es für kleine Firmen schnell existenz­be­dro­hend, weil z.B. keine Konten­voll­mach­ten verge­ben oder Stell­ver­tre­ter­re­ge­lun­gen verein­bart und umgesetzt wurden. Unter­neh­mens­nach­fol­ge-News zeigt auf, was auf jeden Fall Inhal­te des Notfall­kof­fers sein sollte. 

Im ersten Teil gehen wir hierbei insbe­son­de­re auf die Stell­ver­tre­ter­re­ge­lun­gen und die erfor­der­li­chen Vollmachts­re­ge­lun­gen als Inhal­te des Notfall­kof­fers ein. Der zweite Teil konzen­triert sich auf die Schlüs­sel­do­ku­men­te eines Notfall­kof­fers und zeigt an einem prakti­schen Beispiel, wie die gesetz­li­che Erbfol­ge und der Gesell­schafts­ver­trag ein Unter­neh­mer­tes­ta­ment aushe­beln kann.

1. Stell­ver­tre­ter-Regelung

Gerade in kleinen und mittle­ren Unter­neh­men ist der Inhaber oft die wichtigs­te Person im Unter­neh­men. Bei ihm laufen die Strän­ge zusam­men, er hat die volle Verant­wor­tung für sein unter­neh­me­ri­sches Handeln. Dennoch sollte er sich die Frage stellen, wem er im Falle eine Notfalls die Verant­wor­tung übertra­gen würde.

Jeder Unter­neh­mer sollte eine schrift­lich fixier­te Stell­ver­tre­ter­re­ge­lung haben“, sagt Nils Koerber, Berater für Unter­neh­mens­nach­fol­ge in Bremen. Er unter­streicht im Inter­view mit der Impul­se, dass diese Nachfol­ge­re­ge­lung auch mit dem Betrof­fe­nen bespro­chen sein muß: „Ich hatte schon Fälle, in denen der Stell­ver­tre­ter nichts von seiner Rolle wusste. Und er wollte die Verant­wor­tung auch gar nicht.“

Es hilft übrigens oft nicht, seinen Ehepart­ner als Stell­ver­tre­ter einzu­set­zen. Dies liegt schlicht­weg in der Tatsa­che begrün­det, dass die Wahrschein­lich­keit höher ist, dass einem Ehepaar z.B. auf einer gemein­sa­men Urlaubs­rei­se gemein­sam etwas zustößt und damit eine Vertre­ter­re­ge­lung obsolet ist.

Vielmehr ist es sinnvoll, dieser Stell­ver­tre­ter-Regelung ein Anfor­de­rungs­pro­fil für einen Fremd­ge­schäfts­füh­rer beizu­fü­gen. Dies zwingt den Unter­neh­mer zum einen dazu, seine eigene Arbeits­platz­be­schrei­bung nieder­zu­le­gen und hilft dem Unter­neh­men im unerwar­te­ten Notfall. So hilft diese einem firmen­in­ter­nen Nachfol­ger, schnell die Aufga­ben des Inhabers zu überneh­men oder der Familie einen Fremd­ge­schäfts­füh­rer oder Interims­ma­na­ger zu finden.

2. Beirats-Regelung

Für Unter­neh­men ab etwa 15 Mitar­bei­tern bietet sich aus diesem Grund die Einrich­tung eines Beira­tes an. Dies können z.B. 1-3 Unter­neh­mer oder auch der Steuer­be­ra­ter sein.

Dieses tolle und kosten­güns­ti­ge Instru­ment ist sehr leicht einzu­füh­ren: Die Beirats­mit­glie­der beraten den Unter­neh­mer und können wichti­ge Impul­se im norma­len Tages­ge­schäft einbrin­gen. Im Notfall bleibt ein Unter­neh­men durch einen solchen Beirat handlungs­fä­hig: Er kann einsprin­gen und zeitwei­lig die opera­ti­ve Leitung eines Unter­neh­mens überneh­men.

3. Vollmach­ten

Ganz wesent­li­che Inhal­te des Notfall­kof­fers sind die Vollmach­ten: Dazu zählen Privat­voll­mach­ten und Konto­voll­macht für die Firmen- und Privat­kon­ten sowie eine Handlungs­voll­macht oder Proku­ra für den Stell­ver­tre­ter. Eventu­ell sollte letzte­re bei einem Anwalt hinter­legt werden: Der darf sie erst heraus­ge­ben, wenn der vorher expli­zit bespro­che­ne Notfall eintritt.

Hier geht es zum zweiten Teil, der sich mit den wesent­li­chen Schlüs­sel­do­ku­men­ten und dem Unter­neh­mer­tes­ta­ment als weite­re wesent­li­che Inhal­te des Notfall­kof­fers beschäf­tigt.

Veran­stal­tungs­hin­weis:

21. Januar 2016 - OsnabrückUnter­neh­me­ri­scher Notfall­kof­fer – Die syste­ma­ti­sche Vorsor­ge

15. Febru­ar 2016 - Hanno­ver: Unter­neh­me­ri­scher Notfall­kof­fer - Die syste­ma­ti­sche Vorsor­ge

Über den Autor:

Ingo Claus ist Partner von K.E.R.N – Die Nachfolge­spezialisten in Osnabrück, Münster sowie im Emsland und beglei­tet Famili­en­un­ter­neh­men beim Genera­ti­ons­wech­sel bzw. den Unter­neh­mens­ver­kauf oder Unter­neh­mens­kauf im Mittel­stand.

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