Mit dem Notfall­kof­fer sicher in der Krise

Notfallkoffer

 

Was tun, wenn der Chef unerwar­tet ausfällt und kein Notfall­kof­fer gepackt ist? Wenn Entschei­dungs­trä­ger ausfal­len, lasten auf unvor­be­rei­te­ten Mitar­bei­tern oft mehr Verant­wor­tung und Aufga­ben als sie tragen können. Ohne eine Notfall­pla­nung, kann Betrie­ben selbst bei kurzen Auszei­ten des Chefs das Ende drohen.

Ein Beispiel:

Vater und Sohn sind Gesell­schaf­ter eines Beratungs­un­ter­neh­mens und haben vor vielen Jahren im Gesell­schafts­ver­trag geregelt, dass beim Tod des Vaters alle restli­chen Antei­le auf den Sohn übertra­gen werden.

Der Vater glaubt sein Erbe gut geregelt zu haben und möchte primär seine Ehefrau (in zweiter Ehe verhei­ra­tet und mit keinen so guten Bezie­hungs­ver­hält­nis zum Sohn des Unter­neh­mers) versorgt wissen, wenn er mal nicht mehr an ihrer Seite ist.

Also wird im Testa­ment die Firma an seine Frau übertra­gen.

Jahre später, als der Senior verstirbt, ist das Chaos perfekt und Sohn und Stief­mut­ter liegen kurz vor einer juris­ti­schen Ausein­an­der­set­zung um das Firmen­er­be vor Gericht.”

Hinter­grund: In Deutsch­land steht das Gesell­schafts­recht vor (!) dem Erbrecht und im Falle des Unter­neh­mens­be­ra­ters wurde schlicht­weg verges­sen, das Testa­ment und den Gesell­schafts­ver­trag zu synchro­ni­sie­ren.

Ein profes­sio­nell aufbe­rei­te­ter Notfall­kof­fer ist nicht nur ein wichti­ges Instru­ment für ältere Unter­neh­mer, sondern sollte als strate­gi­sche Aufga­be, Inhalt der Unternehmens(fort-)führung, von jedem Selbstän­di­gen sein.

Vollkom­men unabhän­gig vom Alter des Unter­neh­mers bzw. Inhabers einer Firma.

Was passiert eigent­lich, wenn von heute auf morgen, durch schwe­re Krank­heit oder Tod, das Unter­neh­men und die Familie vor folgen­schwe­ren Entschei­dun­gen steht?

Es ist ein unange­neh­mes Thema, aber ein notwen­di­ges für jeden Chef, der seinen Betrieb ernst nimmt. Vorsor­ge ist eine Pflicht­auf­ga­be“ so Nachfol­ge-Exper­te und BDU-Mitglied Nils Koerber von K.E.R.N aus Bremen.

Die Praxis zeigt: Es gibt Betrie­be, die können morgens noch nicht einmal aufge­schlos­sen werden, wenn der Chef ausfällt.

Schwer­wie­gend wird es, wenn der Eigen­tü­mer nieman­den in die Betriebs­füh­rung einge­weiht hat. Dann steht die Familie meist vor einem unüber­wind­ba­ren Berg von Arbeit – oder fehlen­de Vollmach­ten, Testa­men­te, Konto­zu­gän­ge blockie­ren jede Entschei­dung.

Nur mit Geduld und einer realis­ti­schen Warte­zeit von ca. 3 Monaten ist mit der behörd­li­chen Beschei­ni­gung zum Tod und dem Erbe zu rechnen.

Im Ideal­fall hilft dann die Bank aufgrund persön­li­cher Bezie­hun­gen. Kann, muss aber nicht so sein und dann wird es richtig eng.

Eine zweite Führungs­ebe­ne, auch wenn ein Unter­neh­men nur 10 Mitar­bei­ter hat, ist die erste konkre­te Maßnah­me, um im Notfall eine betrieb­li­che Organi­sa­ti­on nicht ins Strau­cheln geraten zu lassen.

Jedes Unter­neh­men sollte immer auf den plötz­li­chen Ausfall seiner Führungs­kraft vorbe­rei­tet sein.

Jedoch, von allei­ne und ohne Infor­ma­ti­on und Vorbe­rei­tung, funktio­niert kein Notfall­plan.

Wer in die Bresche sprin­gen muss, braucht alle nötigen Infor­ma­tio­nen. Exper­ten raten daher, alle wichti­gen Dokumen­te und Infor­ma­tio­nen in einer Mappe (noch zeitge­mä­ßer: auf einer CD) zu bündeln.

Drei wesent­li­che Sparten gilt es, in einem betrieb­li­chen Notfall­kof­fer zu unter­schei­den:

  1. Recht­li­che, finan­zi­el­le und unter­neh­me­ri­sche Grund­la­gen, mit genau­en Anwei­sun­gen, Vollmach­ten oder vertrau­li­chen Infor­ma­tio­nen.
  2. Erstel­len Sie einen Übersichts­plan über die wichtigs­ten Arbeits­ab­läu­fe im Betrieb. Wer ist für was zustän­dig? Wer könnte im Notfall für wen einsprin­gen?
  3. Eine weite­re Leitfra­ge könnte lauten: Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein ganzes Jahr ausfal­le oder gar sterbe?

Folgen­de geschäft­li­che Inhal­te sollte jeder Notfall­kof­fer beinhal­ten:

  • Die Notfall­pla­nung. Sie gilt als Übersicht für den Erstel­ler selbst. Es ist die umfang­rei­che Analy­se der IST-Situa­ti­on und die Basis um mit Fachan­wäl­ten und dem Steuer­be­ra­ter die Details betrieb­li­cher und priva­ter Regelun­gen zu disku­tie­ren.
  • Die Privat­bi­lanz. Sie dient als Übersicht aller Vermö­gens­wer­te in saldier­ter Form. Zugleich ist sie auch eine gute Struk­tur für die Auftei­lung von erblich angedach­ten Zutei­lun­gen.
  • Diese Bilanz sollte alle 2 Jahre aktua­li­siert werden. Schließ­lich verän­dern sich Immobi­li­en­wert, Firmen­be­wer­tun­gen oder andere Anlagen.
  • Ein Vermö­gens­plan. Er dient der eigenen Trans­pa­renz. Nur so weiß der Unter­neh­mer wieviel Vermö­gen wirklich für die Zeit als Priva­tier zur Verfü­gung steht oder welche Ausga­ben über viele Jahre hinweg anste­hen. Manch­mal kann das auch schmerz­haf­te Einschnit­te bedeu­ten, weil damit klar wird, dass die bisher bewohn­te große Immobi­lie für die Zukunft wirtschaft­lich nicht mehr zu halten ist.
  • Die Steuer­pla­nung. Privat und geschäft­lich. Dafür ist Zeit ein wichti­ger Faktor. Je früher darüber Klarheit besteht, kann analog zu gesetz­li­chen Fristen in der Vorsor­ge gehan­delt werden.
  • Der Notfall­plan. Ein struk­tu­rier­ter Plan mit allen Daten und Fakten für die Organi­sa­ti­on der ersten Tagen und Wochen in einem Notfall.
  • Geschäfts­voll­mach­ten. Dabei empfiehlt Nachfol­ge­spe­zia­list Nils Koerber ganz beson­ders: „ Sprechen Sie mit allen Betrof­fe­nen frühzei­tig über den Gedan­ken, eine Vollmacht zu übertra­gen. Nichts ist schlim­mer, als dass gut gedach­te Stell­ver­tre­ter­re­ge­lun­gen im Notfall abgelehnt werden.
  • Bankvoll­mach­ten. Da ist zu beach­ten, dass immer die Origi­nal-Unter­la­gen der jewei­li­gen Bank genutzt werden und keine pauscha­lier­ten Formu­lie­run­gen. Das könnte für eine Bank zur Rechts­un­si­cher­heit führen.
  • Passwör­ter und/oder ein Schlüs­sel­ver­zeich­nis.
  • Der Gesell­schafts­ver­trag.
  • Mögli­cher­wei­se ein Beirat, der schon weit vor dem Tag X die Arbeit aufge­nom­men hat und mit Vollmach­ten indivi­du­ell ausge­stat­tet werden kann.
  • Übersicht aller priva­ten und geschäft­li­chen Versi­che­run­gen.

Die folgen­den Themen sind eher priva­ter Natur:

  • Das Testa­ment. Im Ideal­fall unter Einbe­zie­hung aller Betrof­fe­nen zu Lebzei­ten.
  • Eine Patien­ten­ver­fü­gung für die medizi­ni­sche Notfall­vor­sor­ge.
  • Eine Betreu­ungs- und /oder Vorsor­ge­voll­macht für die priva­ten Umstän­de.
  • Eine Sorge­rechts­er­klä­rung bei minder­jäh­ri­gen Kindern.
  • Eine Bestat­tungs­ver­fü­gung. Gerne ausführ­lich und detail­liert.
  • Und als Option: Persön­li­che Botschaf­ten oder Brief an die Angehö­ri­gen.

Sammeln Sie in einem Ordner alles, was für den Betrieb und auch für die Familie wichtig ist.

Spielen Sie den Tag X am besten einmal im Unter­neh­men als Notfall­übung durch. Das schafft bei allen Betrof­fe­nen Sicher­heit und zeigt noch offene Lücken auf.

Der Blick durch Dritte, von außen auf das Unter­neh­men und die Famili­en­si­tua­ti­on, losge­löst von Verwick­lun­gen und Emotio­nen, hilft klare Planun­gen zu entwi­ckeln und eine Notfall­pla­nung vorzu­be­rei­ten, die im Fall der Fälle auch Bestand hat.

Angeneh­mer Neben­ef­fekt eines profes­sio­nel­len Notfall­kof­fers: Im Rating­ge­spräch mit der Hausbank bewirkt die Präsen­ta­ti­on eines Notfall­kof­fers eine besse­re Bewer­tung und damit auch attrak­ti­ve­re Zinsen.

Bild: ©mipan / Fotolia.com

Über den Autor:

Nils Koerber ist Mitbe­grün­der und Inhaber von K.E.R.N - Die Nachfolge­spezialisten in Bremen. Langjäh­rig erfah­re­ner Prakti­ker in allen Fragen der Unter­neh­mens­nach­fol­ge in Famili­en­un­ter­neh­men. Spezia­li­siert auf den Unter­neh­mens­ver­kauf im Mittel­stand und dem Genera­ti­ons­wech­sel im Famili­en­un­ter­neh­men.

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